為什麼你的簡報老闆只看兩頁就搖頭？職場簡報的關鍵不在內容多寡

多數人都搞錯準備報告的起頭方式

有一次我為了報告專案提案，花了很長的時間準備報告。

我的報告非常鉅細彌遺，每一頁的講義都包山包海解釋了解決方案，技術細節。

我很有自信地把報告分享給大主管看，請他先過目看一下有沒有哪邊需要加強。

沒想到大主管才看了兩分鐘，馬上就回信點出說第三頁和第五頁的觀點矛盾，沒有連貫性。

我有點不服氣，心裏想說「才看兩分鐘而已，連內容都沒有詳讀，怎麼會知道觀點矛盾？」

後來經過了被指導了幾次之後，才知道原來做報告的時候不可以用由下往上 (bottom up) 堆疊想法的方式去架構思維，因為這樣資訊量容易過多。

在開始做每一頁的內容以前，要利用以終為始，由上往下 (Top down) 的概念，先架構好時序性，然後再回頭來加內容。

原來從主管的角度來看向上呈報這件事情和我想得非常不一樣！

我因為很熟悉執行層面的資訊，所以通常都會想要積極的解釋自己做了什麼 (What)。

但是從主管的角度，他更在乎的是在了解執行細節 (What) 之前，先確保問題的方向是正確的，了解為什麼 (Why) 我要解決的這個問題。

那一次主管手把手帶我準備簡報，教會了我做簡報的技巧。

做報告的時候要先射箭再畫靶

故事線才是最有價值的資訊

主管說他還在管理顧問業的時候有一次即將要和他大老闆去和業主報告提案。那時候他超級緊張的在檢查報告裡頭的數字有沒有正確，在厚厚的簡報裡頭看有沒有錯誤的資訊。

他很緊張的想要問大老闆有沒有哪裡還要加強，大老闆示意叫他不要打擾他的思緒。

只見大老闆這時聚精會神的拿著一張紙，上面只寫著報告的大綱和大概的故事主軸。

他的大老闆說「我們即將走進去的會議室要討論上百萬的生意，決定會不會成功的關鍵不是在那些細節，關鍵是在等等的故事能不能說服業主讓他願意買單」。

主管恍然大悟，原來故事主軸才是整個簡報的靈魂，如果少了一個吸引人的故事主軸那麼再華麗的資訊都沒有用。

主管透過這個經驗順勢教了我三個架構故事的技巧，分別是：

1，讓故事符合觀眾需求：根據不同觀眾的需求和興趣去量身定做內容，知道對方在乎的故事結果是什麼。

這必須要基本的數據分析技巧 (數據分析就像蓋樂高，簡單五步驟找出數字洞見)，因為在商場上所有的故事都會導向一個結果「So What？」，所以能夠透過數據分析找到故事結尾吸引人的結局，才有辦法往回推去架構故事線。

2，安排敘事結構：一旦找到故事的終點後，就可以利用「SCQA」的思考模式來去架構故事的骨架。

SCQA 是由麥肯錫的知名顧問顧問芭芭拉．明托提出的，分別是 Situation (情境)，Complication (困難)，Question (要解決的問題)，以及 Answer (提供的解方)。

因為每個聽眾的情境背景不同，所以在呈現簡報的時候也要找到對方熟悉的情境和困難點，然後解決的問題必須要能夠精準的打到聽眾的痛點，讓他們一聽到就覺得「天阿，快點告訴我接下來的答案」。

3，驗證故事連貫性：最後在知道最後的結局和有了故事主軸之後，撇除掉所有單頁的簡報內容，如果只把標題拉出來，照著每一頁的標題念，是否能夠覺得故事有連貫性？是否符合邏輯？

這樣做的好處是可以讓自己用讀者視角來去看等等要報告的故事線，而不會因為太投入於講者的視角，忽略了故事的連貫性。

每頁簡報都是一個表格

有了故事的主軸之後，就是讓每一個故事的段落都能讓讀者身歷其境。

在簡報的佈局上面一定要考慮到的是讀者的眼球掃描簡報的習慣，通常會是由左到右，由上到下 (Left right, top down)。

這邊就會大量用到每頁簡報都是一個表格 (Every slide is a table) 的概念，這個概念也是由麥肯錫前顧問開發出來的視覺化方式，降低聽眾的閱讀阻力。

假設要對比不同產品的銷量時，可以讓第一個欄位列出所有區域，其他橫軸的欄位包含不同產品來比較各個產品的銷售量。

(按照區域和產品來比較銷售量)

但是除了銷售額以外，我可能還需要營業額來了解是否賺錢，所以會新增一個欄位解釋每個區域的營業額。

(區域，銷售量，以及營業額的比較)

最後利用左邊放置圖表，右邊放解釋的框框，解釋透過數據中洞察到什麼關鍵。

(利用右邊表格放入觀察以及行動呼籲或洞見)

這樣的表格是左邊視覺先掃視表格，有個簡單的理解後，再用右邊的表格補強資訊。

利用數據視覺化畫龍點睛

當故事線和主要內容都放進去以後，最後才來考慮如何幫數字視覺化，讓畫面更引人共鳴。

像是前面的銷售量根據每個區域的比較就可以透過長條圖呈現。

(根據銷售量透過長條圖呈現)

可是單從總銷售量可能看不到每個區域主力商品不同的洞見，所以就要把長條圖再細分成堆疊的長條圖，這樣就可以更清楚看到每個市場的優勢。

(把銷售量轉換成每個區域的銷售百分比)

最後再利用每頁簡報都是一個表格的方式來呈現視覺化的數據和發現。

(銷售百分比和每個區域的產品優勢)

當然也有其他不同的視覺化種類適合不同的應用場合，比較常見的像是：

• 比較實驗組和對照組 (A/B testing, Bar chart)

• 比較排名或排序 (Stacked bar chart)

• 比較時間軸的結果 (Before and after trend)

• 比較財務相關 (Waterfall Chart, Sankey Diagram)

• 比較相關性 (Scatter plot)

• 比較實際數據和百分比的相關性 (Combo chart)

(常見的圖表應用時機，圖擷取自 Google 的圖表建議)

做報告是想好結論後，再跟著故事一起走回來

讀到這邊大概可以猜到，其實這篇文章也是刻意按照整篇文章所教的技巧來架構整個故事主軸。

結論是希望表達「準備簡報就像是寫一篇故事，先想好結論後，再慢慢回去架構每個章節。」

第一個章節解釋常見的痛點，第二個章節分成架構故事的技巧，故事的場景，以及故事的細節三個小篇章，最後才把結論放上來。

經過這次的學習後我從原本以為簡報是要塞滿滿，到知道主管想要看到的簡報是有清楚的故事主軸。

用完整的故事主軸包裝故事，然後用表格呈現內容，最後才考慮用視覺化提升表達的技巧。

這代表著的不只是更精準的表達，更是理解對方想要聽什麼，有了故事性的簡報比起自顧自的說明強上許多。