破解忙碌迷思！從外商到自我實驗，我這樣提升生產力

淺嚐生產力的甜頭，讓我提早下班

我剛加入外商的時候發現團隊裡頭總是有那種手腳非常俐落的人，處理事情的速度總是比別的同事快。

其他人都要六七點才能下班，但是他們五點多時間到事情做完就準時走人。

我都會偷偷觀察他們怎麼這麼有效率，甚至有時候會很直接問對方有什麼訣竅。

學習模仿到了一個階段之後，速度雖然進步了，但是想要再提升自己的效能卻遇到瓶頸。

充其量我只能做到比其他同事快一點，但是想要在本質上的甩開其他人卻不太可能。

尤其是在處理那些複雜的問題，像是數據分析或是整理報告時，基本上效率很難有飛躍性的提升。

那個時候偶然看到一本書的書名「一週工作四小時」，在看的時候同事還笑說覺得很鬧，一天工作四小時都像天方夜譚了，更別說一週工作四小時？

書中提到了幾個概念像是生產力是什麼，忙碌不等於生產力等等。

我才知道在科技業中，有些人是十倍產值的員工。

這些十倍產值的員工倒不是因為他們速度比別人快十倍，而是他們在處理事情的思維上和方法上比別人聰明很多。

所以在不同的基礎架構下，十倍產出員工設計出來的系統效能和平庸員工設計的系統可以天差地遠。

理解了這個概念之後，也讓我開始正視提升生產力的知識和方法。

破解忙碌不等於生產力的迷思

那個時候我其實不太理解生產力背後的邏輯，只覺得概念聽起來好像很有道理，但是感覺很難衡量。

所以除了前面所提到生產力的啟蒙書以外，我進而研究其他生產力相關書籍得到了其他提升生產力的知識。

一，從個人開始，打造增進生產力的原子習慣

模仿同事、參考他們的生產力技巧是學習知識，但是知識需要不斷的練習才能變成技能。

《原子習慣》一書有提到，一個攝影課的實驗，實驗分成兩組學生來進行比較。

一組學生的目標是拍攝大量照片，他們需要在課程結束時挑出一張最好的作品。

而另一組的學生則只有一個目標，就是學期末交出一張「完美」的照片。

結果很有意思，那些拍了許多照片的學生反而更能拍出高品質的作品。

這是因為他們在大量嘗試和失敗中逐漸摸索出好的構圖、燈光和角度，讓自己的技術得到了顯著的提升。

相反，另一組只聚焦在「完美」的學生，由於練習次數少，反而難以達到理想中的效果。

我才知道空有知識沒有用，必須要透過練習才能做到高產出。

二，找到自己的習慣以及如何在工作中捍衛自己的黃金時段

專注力不僅僅需要靠自己的練習，更需要設定好規範，讓其他事物不會隨意的打擾自己的黃金時段。

《深度工作力》強調強調在無干擾的環境中，進行高質量、深度工作的必要性。

而且書本也提到一個很有趣的概念，專注力就像水庫，使用是會消耗能量的。頂尖人士的專注力一天大概有四個小時，超過了這個時間效能的邊際效益會遞減。

這概念也和《最有生產力的一年》中的「黃金時段」概念相吻合，強調在一天中找到個人最專注、高效的時段來進行深度工作的重要性。

這讓我跳脫了「忙碌等於生產力」的錯覺，大幅提升了工作品質，還減少因頻繁切換任務而產生的效率損失。

三，加倍放大自己的產出價值，把雞蛋放在同一個籃子裡頭

1906 年，義大利學家帕雷托研究國家的土地所有權分佈，發現了一個驚人的事實，80% 的土地竟然掌握在 20% 的貴族手上。

這個現象不僅代表了貧富不均，更是代表了事情通常不會按照平均分佈來發展。

這個概念後來被稱之為帕雷托法則 (Pareto principle)，在《80/20 法則》一書中也為我們提供了類似的生產力框架，幫助我們找出那些 20% 真正有意義的工作，做完就可以創造 80% 的價值。

利用系統性的規劃與管理事情的先後順序，可以幫助我們識別並專注於最具影響力的工作，把所有的生產力和精力放在最有價值的事情上。

透過實踐解鎖生產力，創造雙倍產出

學到理論後，我開始實踐讓個人生產力的最大化的技巧。

透過刻意練習來提升自己工作的效率，反思重複操作的步驟有哪邊可以改善，愈是不熟悉，愈要練習。

另外我一個刻意練習的能力是專注力，我會搭配番茄時鐘法，讓自己可以維持高產能 25 分鐘，

然後用 Forest app 提醒自己不要多工處理 (Multi task)，不斷的精進自己的專注能力。

(Forest 可以提醒自己不要頻繁的看手機，不打開螢幕就可以看到樹成長)

產出效率達到一個自己滿意的水準後，我會利用 Rescue time 追蹤自己的黃金時段。

像是把自己每天的工作種類歸類，把閱讀 Email 分類到低生產力的工作，撰寫報告代表高產能的工作。

透過電腦紀錄的方式，控制自己的工作效能以及找出黃金時段，確保每天的生產力要達標。

像我還沒有帶人以前，生產力大概可以達到 75%，開始當主管反而把時間都花在溝通上。

(Rescue time 可以追蹤電腦的活動，讓自己知道什麼時候工作效率最高，效率如何)

最後，當我個人的生產力來到了極限時，我會開始綜觀全局，把貢獻給團隊的生產力也納入考量。

這時候就很適合利用艾森豪矩陣搭配 80/20 法則，來挑選哪些工作最重要，以及那些東西應該放棄。

我會先把所有事情放在四個象限的矩陣上找出事情的排序。

(艾森豪矩陣幫事情按照重要和緊急分類)

然後分類完之後，我會再按照順序全部看一次，排出哪些是最重要 (Prioirty 0) 哪些是不重要 (Priority 2)。

這時候「學會說不」帶來的生產力，遠大於一直往自己的待辦事項加東西，所以我會忍痛把不重要的事情刪掉，確保最重要的事情只佔所有的項目的 20% (80/20 法則)。

經過實踐，我在工作上不只效率高，效力也高。

幾番練習後，我發現比別人早下班只是隨之而來的小確幸，真的帶來差異的是花同樣的時間卻交出雙倍的價值。

綜合來看，這些生產力理論構成了一個連續的流程，從習慣建立、深度工作、時間管理，再到安排輕重緩急，利用系統來規劃。

這樣的框架幫助我從微觀的行動延伸到宏觀的高效工作策略，從而加倍生產力，在同儕中脫穎而出。