有一次我在寫 business review 的報告時，因為寫得很爛，所以主管跟我提點說愈高階的人愈沒有耐心。
因為他們的注意力被迫要分散到很多事情上來增加廣度。
如果我的文字沒有辦法在幾秒內帶出要點，那等於失去了一次向上管理的機會。
多失去幾次，大主管可能就不會知道我的努力成果，自然就離升遷愈遠。
向上管理是一門學問，如何用一兩句話就讓高階主管知道自己的實力在哪是需要練習的。
這邊分享一個簡單的架構來向上管理，如何報告自己做過的事情為什麼重要。
背景，行動，結果，和下一步
Context：先提供事件的背景，這個專案是為什麼開始的。
Activity：接著解釋在這個專案當中我們執行了什麼事情。
Result：說明專案帶出的結果是什麼，達到什麼 KPI。
Next steps：最後營運不會因為專案結束而停止，重要的是透過這次經驗帶出之後該做什麼，不斷進步。所以要以下一步做什麼總結。
這樣的架構可以幫助自己帶出完整的故事線，在 100 字以內整理完成專案的精華。
但是重點不是在自己，重點是在主管的看法
說到主管的看法，這樣的架構在主管的角度可以讓這些事情一目瞭然：
1. Why you do this：讓高階主管知道你為什麼要解決這個問題，因為他們的工作很大一部分是找到對的「為什麼」。
所以在看到這個背景的時候，他可以快速的驗證下屬有沒有找到對的問題來解決，還是為了解決問題而解決問題。
2. What has been done：找到對的問題後，主管還會想知道方法有沒有對。
好的方法可以事半功倍，讓成本比較低，成效比較高。
如果選擇的方法剛好可以呼應主管之前用過的案例經驗，那麼就可以大幅提升信任感，給主管下屬很可靠的感覺。
3. How much business impact have you brought to the table：這個是身為主管最在乎的事情，做完這件事之後的商業價值是什麼。
因為擁有商業價值的東西才值錢，這些資訊才是他可以繼續往上利用，去畫大餅給他的主管或是利用這個 KPI 來找到槓桿跟別人搶資源。
愈漂亮的成果愈能夠幫主管佈好政治的局，所以不管如何都一定要帶到這個商業價值。
4. What could be the learning & future improvement plans：最後主管會想知道這個下屬有沒有能力可以自己發想，而不用老是還煩惱要教他怎麼做。
所以透過最後一點可以讓主管之後也放心的把事情交給自己，進而得到信任和更多的機會
實際案例
最後放上一個我寫的很爛的案例，以及改過後長什麼樣子。
❌ Ramped up the innovation team and integrated Gen AI technology into operation to enhance operation efficiency.
寫的不夠好，因為太簡短，只講自己努力的過程沒有講到結果
✅ The operation team was underutilized due to missing out on the functionalities of applying Gen AI (Currently running at X% operation efficiency). Prepared for Gen AI technology by forming an innovation team, conducting tech reviews and vendor analysis, eventually securing a third-party Gen AI tech contract within 4 months for integration. Improved operation efficiency by Y% after integration. Planned to expand the operation model by Z.
有背景架構，從 X% 營運效率開始解釋為什麼要做這個，中間說明專案怎麼做和導入廠商方案。做完後提升效率 Y%，預期什麼時候規模化。
結論就是一句話帶出背景解釋為什麼，做什麼解釋方法對不對，用成果解釋商業價值以及下一步證明可以規劃未來。
Comentários