我有遇過一種同事,做專案的時候最常問的就是 “What’s the deadline”,每次開會一定會問。
好像截止日就是他的一切,其他所有和時間相關的問題他都不會提出。
我知道會問這個是因為截止日期對於專案進度來說非常重要,如果專案無法如期完成,會影響利害關係人的關係。
但是除了最終結果以外,在進行專案時,其實也有不同的場景和面向可以確保專案如期完成。
這邊分享一些專案管理常用的英文單字和應用場景,幫助大家在開會時也可以利用其他與時間相關的單字,不要只會問 Deadline。
Scheduling and Planning
時間表(Timeline)
定義:常用於專案進度的視覺化,顯示專案代辦事項的順序和時間軸。
使用情境:時間表可以幫助專案管理人員視覺化進度、分配資源,並調整時間安排以符合截止日期。非常適合用在宏觀的視野,看整個專案不同項目中的 dependecies
例子:Can we zoom out to look at the broader timeline of the project?
時間框架(Time Frame)
定義:專案某個項目的時程,包含起點和終點。
使用情境:時間框架可以給予不同項目更明確的時間點,包含開始和結束。讓團隊能有效的規劃不同的項目,知道什麼時候要開始,什麼時候結束。
例子:What is the time frame of task A?
里程碑(Milestone)
定義:專案時間表中的重要事件或時間點,標示著某個主要階段的完成。
使用情境:里程碑用於跟蹤進度、標記成就並向利害關係人傳達重要事件。它們通常標誌著專案從一個階段到下一個階段的過渡階段。
例子:Completing the prototype design was a major milestone for the team, marking the end of the initial phase.
Time Management and Efficiency
前置時間(Lead Time)
定義:任務的開始到完成之間的準備時間,通常用來衡量過程的效率。
使用情境:前置時間有助於提前意識到瓶頸並改善流程,從而達成更好的專案管理。
例子:Reducing lead time for procurement has significantly accelerated the project's progress.
週轉時間(Turnaround Time)
定義:從開始到完成整個過程、任務或專案的總時間。
使用情境:Turnaround time 是一個關鍵的績效指標,表示專案交付的速度和效率。
例子:If we can improve the turnaround time of the process, we can reduce the timeframe by x%.
時限框(Timebox)
定義:為任務或活動分配的固定時間段,通常用於敏捷方法論中以限制範圍,測試結果。
使用情境:Timebox 有助於團隊保持紀律,在設置的時間段內專注於具體目標,並避免 scope creep。這是一種提高生產力和有效管理時間的技術,也可以用於建立明確的實驗週期。
例子:We have to consider the longevity of the task, let’s give it a timebox to test out our assumption.
Risk Management and Buffering
緩衝時間(Buffer)
定義:為應對不確定性或潛在延誤而在時間安排中添加的額外時間,提供防止意外事件的緩衝。
使用情境:緩衝時間可以幫助風險管理,允許出現意外情況時有迴轉的餘地。
例子:We have included a two-week buffer to accommodate any unforeseen issues.
停工時間(Downtime)
定義:系統關機的期間,無法使用或無法生產,通常是用於計劃中的維護或意外中斷。
使用情境:對於大型系統的定期維護都會有 downtime,確保更新的時候沒有差錯。有點像是遊戲更新無法登入的情況。
例子:The server maintenance downtime is scheduled for Saturday evening to minimize disruption.
Execution, Control, and tracking
時間戳記(Time Stamp)
定義:記錄事件發生或任務完成的確切日期和時間。
使用情境:時間戳用於追蹤進度、記錄專案活動以及確保進度隨時被更新。
例子:Let’s make sure we have a time stamp for each of these tasks.
衝刺(Sprint)
定義:在敏捷開發中,會有俗稱的衝刺週期,在這個固定時段內會有必須完成的具體工作。如果沒做完,那可能會移到下一個週期。
使用情境:Sprint 用於將大型專案分解為小一點,可管理的部分,讓團隊專注於迭代開發和持續改進。
例子:The team is currently in the third sprint, focusing on user interface enhancements.
關鍵路徑(Critical Path)
定義:專案中一系列相關任務的關鍵項目,如果沒有完成基本上專案就無法繼續
使用情境:識別關鍵路徑對於有效的排程、資源分配和風險管理。像是產品如果沒有開發完,就無法推出,但是如果生產沒有做好完美品管,還是可以推出
例子:Which of these tasks are the critical paths to deliver the product?
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